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Conditions générales
 

Être adhérent
L’adhésion à l’association est nécessaire pour bénéficier des actions mises en place. Elle acquiesce du partage des valeurs et projets. Il faut donc remplir un formulaire d’adhésion et s’acquitter de la cotisation annuelle (cf. montant sur catalogue)
Les membres adhérents des Éclaireuses Éclaireurs de France bénéficient de la couverture garantie par le contrat qui nous lie avec la MAIF (Mutuelles d’Assurances des Instituteurs de France) pendant la durée du séjour – responsabilité civile pour les accidents dont ils pourraient être responsables (hormis les actes volontaires qui relèvent de la responsabilité civile individuelle du vacancier ou de son représentant)
Prix du séjour
Les prix mentionnés dans le catalogue sont valables sous réserve d’erreur de composition, la facture de confirmation d’inscription faisant foi.
Le prix du séjour comprend :
Les frais d’hébergement, d’alimentation, d’encadrement, d’activités et de voyage sur le lieu du séjour, les frais de structure (suivi administratif, formation...) et l’application de notre charte qualité. Il comprend aussi les frais d’assurance
         • L’indemnité contractuelle pour les accidents dont il pourrait être victime.
         • Le rapatriement sanitaire en cas d’accident grave ou de maladie grave survenu à plus de 100 kilomètres du domicile.
         • En cas d’accident, le solde des frais pharmaceutiques et médicaux (après remboursement de la sécurité sociale et des mutuelles) sera à la charge de notre compagnie d’assurances.
         • Les frais de secours sur les pistes de ski.
Nota : En cas de hausses trop importantes du coût de la vie (transport en particulier), les tarifs pourront être réajustés. Ceci ne peut se faire que 15 jours au plus tard avant le départ.
Sont exclus :
         - La couverture du vol de biens personnels, d’argent liquide et de bijoux.
         - Les frais médicaux et pharmaceutiques éventuels pour lesquels les praticiens refuseraient les prises en charge présentées. Ils seront facturés en fin de séjour. Nous vous transmettrons alors les documents nécessaires pour obtenir le remboursement auprès de votre caisse d’assurance maladie et, le cas échéant, votre mutuelle.
Inscription
L’inscription est définitive à réception du bulletin d’inscription dûment complété et signé, accompagné de l’acompte de 30%, sous réserve de disponibilité de places.
La confirmation de l’inscription sera adressée sous quinzaine. Elle vous engage à :
         - Régler le solde dans les délais mentionnés au paragraphe paiement.
         - Répondre à toute demande de documents manquants.

Vous recevrez à la suite de cette inscription, les informations « séjour » dans un délai de 30 à 20 jours avant le départ :
         - La liste du trousseau indicative.
         - La liste de documents d’identité nécessaires (la carte d’identité, carte d’invalidité éventuellement passeport, parfois visa…) pour les participants français. Pour les ressortissants d’autres nationalités participant à un voyage à l’étranger, la personne qui inscrit devra se préoccuper des démarches auprès des consulats et ambassades.
         - Les consignes de départ qui vous en préciseront les modalités de voyage et éventuellement de convoyage depuis la ville demandée vous seront envoyées 15 à 10 jours avant le départ.
Paiement
L’acompte que vous devez verser à l’inscription est fixé à 30 % du prix du séjour. Le solde doit être réglé, sans rappel de notre part, au plus tard un mois avant le départ, afin de recevoir les informations « départ ».
Sont aussi acceptés comme titres de paiement :
         • Les bons de la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) et de la Mutualité Sociale Agricole (MSA), ainsi que les chèques vacances (ANCV).
         • Les attestations de prise en charge directement versée à notre association par des collectivités, services sociaux, MDPH, comités d’entreprises et autres œuvres (Secours populaire.....). Ces attestations devront stipuler le montant de l’aide et la mention « aide versée directement à l’association EEDF » pour être prise en compte en diminution.
         • Les paiements échelonnés sont possibles après accord préalable avec le service vacances organisateur et transmission des chèques de paiement datés à la date de l’émission en mentionnant au dos la date d’encaissement souhaitée selon l’accord.
De convention expresse, il est stipulé que les bons CAF et autres aides au financement du séjour s’imputeront sur le solde du séjour et non à l’acompte.
En cas de retard de paiement, si notre association était contrainte de faire appel à un organisme de recouvrement, les sommes dues seraient majorées d’une indemnité de …% de leur montant. Cette majoration est établie à titre de clause pénale conformément aux articles 1126 et 1152 du Code Civil. »
Annulation
Annulation du fait du participant avant le séjour :
Toute annulation, après la réservation (soit après l’envoi du dossier d’inscription) entraînera la perception de frais d’annulation, à la charge de la personne inscrite ou du mandataire qui a sollicité son inscription, selon le barème ci-dessous :
         • plus de 60 jours avant le départ : retenue d’un montant de 90€ (30€ pour les séjours à la semaine),
         • entre 60 et 30 jours avant le départ : retenue de l’acompte versé à l’inscription (30 % du prix du séjour),
         • moins de 30 jours avant le départ : retenue de 50 % du prix du séjour,
         • moins de 10 jours avant le départ : retenue de 75 % du prix du séjour,
         • en cas d’absence au moment du départ, le séjour est dû en totalité.
Annulation du fait d’une interruption en cours de séjour :
         • En cas de choix personnels de rentrer plus tôt
        • En cas de départ motivé par un accident ou maladie dont le rapatriement sanitaire est couvert par l’assurance.
         • En cas de « retour anticipé » décidé par l’association pour :
  Ø Un comportement qui irait à l’encontre du bon déroulement du séjour tant pour le vacanciers que pour le groupe.
  Ø Des actes délictueux importants commis
    Ø Une inscription à un séjour pour lequel le participant ne possède pas les capacités requises mentionnées sur les documents de présentation du séjour concerné
  Ø Un dossier d’inscription manquant d’informations essentielles ne permettant pas une orientation en toute connaissance de faits.
Dans ces circonstances, le séjour commencé reste alors dû en totalité.

De plus, les frais de RETOUR ANTICIPÉ d'un montant forfaitaire de 75,00€ sont à la charge de la personne ayant effectué son inscription ou de l’organisme payeur, et devront nous parvenir dans un délai de 30 jours à l’émission de la facture.
Annulation du fait des Éclaireuses Éclaireurs de France :
L’association se réserve le droit d’annuler un séjour en cas de manque d’inscriptions ou de raisons imprévisibles mettant en difficulté son organisation ou sa réalisation. Dans ce cas, deux solutions vous seront proposées :
         • proposition d’un autre séjour au même tarif,
         • annulation de l’inscription sans frais et remboursement intégral des sommes versées.
Voyage et convoyage
Une ville de départ/retour est demandée à l’inscription selon les possibilités mentionnées au catalogue. Ces lieux de départ sont maintenus si les effectifs le permettent (min 7).
Nos équipes resteront en situation d’encadrement jusqu’au retour effectif auprès des responsables du participant dans un délai d’une heure après l’heure de retour prévue. Passé ce délai nos équipes se référeront aux autorités de police.
En cas de retard par les EEDF au départ ou retour du séjour, liés aux aléas de la route ou de voyage indépendants de l’organisation EEDF, aucun remboursement de frais de convoyage ne sera accordé.
Les réclamations
Elles pourront être faites dans un délai maximum de 30 jours après la fin du séjour. Elles pourront se faire par téléphone, mais devront être obligatoirement suivies d’un courrier.
Droits à l’image et fichier
L’Association pourra utiliser des photos réalisées pendant les séjours dans des documents, sauf si une demande écrite refusant l’utilisation de photos est parvenue auprès des EEDF.
Les photos figurant sur le catalogue ne sont pas contractuelles.
Informatique et libertés Chaque participant ou son représentant légal a un droit d’accès et de rectifications sur les fichiers informatiques des inscriptions.


Ces conditions générales, dans ces paragraphes annulation, paiement, inscriptions et prix du séjour pourront être reconsidérées dans le cadre des conventions passées avec nos partenaires (établissements, collectivités publiques ou comités d’entreprises).